個人情報取り扱い方法、江戸川台西自治会館運営要領とその細則

江戸川台西自治会個人情報取り扱い方法

平成２９年９月２日役員会にて決定

平成２９年５月３０日施行の「改正個人情報保護法」に対応し、当自治会では以下の通り規定を設け個人情報（以下情報と略す）が外部に流出し当事者に迷惑が及ばぬよう留意する。
１．取得する情報
当自治会では会員の皆さんから取得した情報を自治会活動の推進や名簿．地図などの作成、及び緊急災害時等の支援活動に利用し、適正に管理する。尚、取得する情報は必要最小限とする。

	情報対象	氏名	住所	年齢	電話 番号	メール アドレス	家族 構成	その他
１	会員	〇	〇	※	〇			配偶者
２	常任委員	〇	〇		〇	〇
３	役員	〇	〇	〇	〇	〇
４	災害時要援護者	〇	〇	〇	〇			〇注
５	支え合い対象者	〇	〇	〇	〇	〇	〇	〇注

注：かかりつけ医、常用薬等　緊急連絡先、健康状況

　※ふれあいの旅等年齢を取得する場合、本人の了解を得、事業が終了後責任者は即消去する。

　　４・５については情報の内容、利用目的、開示範囲等について本人の同意を得ておく。

２．利用目的

	情報対象	情報の利用目的
１	会員	会費の徴収　回覧・広報での情報伝達　会議案内　諸行事　弔慰金
２	常任委員	会議案内　審議事項の決議　事業協力案内　緊急時連絡
３	役員	活動の為の連絡　役員要条件の確認　緊急時連絡
４	災害時要援護者	緊急避難時の必要情報の確保
５	支え合い対象者	緊急時対応の必要情報の確保

３．情報の管理

	情報対象	管理方法	管理責任者	情報の保有期限
１	会員	ＰＣパスワードで保護名簿（持ち出し禁止）	事務局長	随時更新して保存
２	常任委員	〃	〃	任期終了後１年
３	役員	〃	〃	任期終了後４年
４	災害時要援護者	ＰＣパスワード設定、名簿	防犯防災部長	対象外は即時消去
５	支え合い対象者	名簿　鍵を掛けて保管	福祉部長	〃

（注）１．管理対象となる個人情報とは氏名、住所、電話番号が記載されている文書及びそれ以上の情報が記載されている文書で申込書、申請書、台帳、原票等である。

（注）２．管理責任者は指定する役員又は事務員に管理を委嘱することが出来る。

（注）３．ＰＣデータおよびＵＳＢなどのバックアップデータは、管理責任者及び委嘱を受けた者のみが所有し、更新後バックアップが取られたか確認後速やかに古いバックアップデータを完全消去（ＰＣ上のごみ箱からも）する。　

（注）４．役員及び関係者に配付する場合㊙の表示をし、所有する文書は各自の責任で管理し上記期限が過ぎたら完全に破棄するか自治会事務所に持参し焼却依頼するよう指示する。

４．外部への情報提供　

　１．行政、警察等の公的機関へは相手を確認の上、管理責任者の許可を得て提供する。

　２．総会資料、会報、ブログ等広く公開する資料には氏名、丁目までとし番地、電話番号は記載しない。ブログには会報の新入会員、お悔やみ情報は掲載しない。

　３．自治会活動に必要な情報は当事者のみに提供する。

　４．提供した場合いつ、誰に、何のために提供したかを記録し、３年間保管する。

江戸川台西自治会館運営要領

第１条　本要領は、西地区住民が西自治会館（以下会館と称す）を利用して下記の集会場として効果的・且つ永続的に利用出来るよう、会館の管理運営の円滑を図る目的で定める。

１．青少年の健全なる育成を目的とする集会。

２．子供・青年・PTA・母親の集会・その他類似する団体の集会。

３．各種リクリエーションの集会。

４．老人会・婦人会等の集会。

５．地域住民の集会及び憩いの場としての集会。

第２条　会館は、次の目的とする集会には利用出来ない。

１．暴力団又は類似する団体と認定された集会。

２．営利目的又は賭博性をもつ遊戯を行なう集会。

３．特定の宗教団体の集会。

４．その他、公共の秩序に反する恐れがあると認定された集会。

運営規定

第３条　会館使用の公正を期する為、自治会に会館運営委員会を設置する。

１．会館運営委員は自治会役員を以て構成する。

２．会館運営委員長は、自治会長とする。

第４条　会館運営委員会は、会館の運営及び管理に責任を負う。

第５条　会館運営委員会は、会館運営に関し事務局に円滑な運営を図るよう、業務の指導を行なう。

第６条　事務局は、次の帳簿を整備する。

１．備品・器具台帳。

２．会館利用台帳。

第７条　会館運営委員会は、会館の保全と永続的使用を図る為に、事務局に次号の指示を行い日常管理の徹底を図らなければならない。

１．危険物の持ち込み禁止。

２．利用規定の尊守事項。

３．その他会館保全に必要な事項。

第８条　会館を利用する場合は、１ｹ月前の１日以降に日時・使用目的・参加人員・使用備品・その他必要事項を申し込み用紙に記入し、自治会長の承認を受け、会館利用の手引き及び葬祭使用の手引きを遵守しなければならない。ただし、会長の承認がある場合は、1ヶ月前の1日以前でも、申込用紙に記入し予約することが出来るものとする。

第９条　会館使用料は、自治会の定める使用料を支払う。

第１０条　会館の使用前の準備及び使用後の管理清掃は、使用責任者が責任をもって実施しなければならない。

第１１条　利用者が故意又は過失により、建物・備品等の破損又は減失した場合、その程度により会館運営委員会の査定した損害金を支払う。

第１２条　会館予約中に於て、緊急使用時及び自治会活動の用事が生じた場合は振り替え、又は取り消す事もある。

第１３条　近隣住民に迷惑をかけないよう、使用手引きを遵守すること。

罰則規定

第１４条　この運営要領に違反した場合は、会館運営委員会で協議の上、指導勧告を行なう。

運営要領の改廃

第１５条　この運営要領の改廃は、自治会の役員会に於て決定し常任委員会に報告する。

（付則）この運営要領は平成８年４月１日より施行する。

平成１９年３月10日改正

江戸川台西自治会館運営要領細則

 １：自治会館利用時間

①　平日は午前９時３０分から午後９時までとする。

②　利用時間区分は

ⅰ 午前９時３０分より１２時００分まで

ⅱ 午後１時より午後3時30分まで

ⅲ 午後３時３０分より午後６時まで
ⅳ 午後６時より午後８時３０分までとする。

但し、午後４時３０分以降の利用は会館利用責任者が自治会事務職員に代わり、自治会館の管理責任を負う。

③　日曜、休日は午前９時３０分より午後８時３０分までとする。（利用区分は平日に準じる）

但し、会館利用責任者が自治会事務職員に変わり、自治会館の管理責任を負う。 

④　③に定める休日は以下の通りとする。

　（a）祝日　　（b）12月29日～１月5日　　（c）8月14日～16日

２：会館利用責任者の責務

①　自治会館利用責任者は自治会館利用の手引きを十分守り、且つ利用中は自治会事務職員の指示に従うこと。且つ利用した物品はもとより、使用した自治会館に付属する諸設備に対する一切の管理責任を負う。

②　自治会事務職員不在の時間外利用に関しては

（ａ）平日は利用日の午後４時までに自治会館事務職員より自治会館の鍵を受け取り、終了後、使用した諸設備を元通りに整理し、会館戸締り、火気、その他会館管理事項を確認、記帳して施錠後、会館郵便受けに返却する。

（ｂ）日曜、休日は利用前日の自治会館開館日の午後４時までに自治会館事務職員より自治会館の鍵を受け取り、終了後、使用した諸設備を元通りに整理し、会館戸締り、火気、その他会館管理事項を確認、記帳して施錠後、会館郵便受けに返却する。

③　自治会館利用に関しては「自治会館利用の手引き」を尊守すること。

④　この規定に違反した時は以後の利用を禁止する。

３：会館利用申込み

①　会館の利用申込みは使用日の１ｹ月前の１日（休日、祝日は翌日）に所定の申込書で行う。それ以前の申込み、及び所定の申込用紙の無いものは無効とする。

②　自治会館利用は緊急の自治会行事、自治会事業活動、及び葬祭を優先する。従って利用申込されても途中で自治会館利用を断る場合もある。

③　1階・２階とも、楽器あるいは歌唱を目的として会議室を利用する場合には、大会議室のみの利用とする。（小会議室のみを利用すると、音が障害となり、隣接する他の小会議室を他者が利用できなくなるため。）

③　特例として利用者の定期利用実績が連続して6ヶ月以上ある場合、次回の予約時から2ｹ月後の定期継続利用の予約ができる。

この場合、会館の利用申込みは、使用日の2ヶ月前の1日（休日、祝日は翌日）に、所定の２ヶ月定期継続利用申込書で行う。

４：会館利用料

会館使用料は以下の通りとする。

		9：30～12：00	13：00～15：30	15：30～18：00	18：00～20：30
１階1・2・3号室の3部屋		1,500円	1,500円	1,500円	1,500円
1階1・2号室の2部屋 2階1・2号室の2部屋		1,000円	1,000円	1,000円	1,000円
1階1・3号室の各1部屋 2階１号室の１部屋		800円	800円	800円	800円
1階2号室の１部屋 2階2号室の１部屋	500円		500円	500円	500円

①　冷暖房費は使用した空調端末機一台につき、1時間当たり１００円とする。

②　西自治会員以外、及び西自治会員が利用者全体の三分の一に満たない場合は通常利用料の倍額とする。

③　葬祭会場としての利用料は１日あたり１５，０００円（冷暖房費を含む）とする。

④　新栄会活動の利用料は半額とする。但し冷暖房費は規定どおり徴収する。

⑤　自治会館内は全館禁煙とする。

⑥　西地区民生委員、児童委員の会合、および、江戸小PTAの西地区担当者会議、新川小PTA四季見台支部担当者会議、学童クラブ運営委員会、の会館利用は、冷暖房費を含め無料とする。

　　個人、団体の活動内容が自治会活動に準ずる（協力する、貢献する、寄与する）との会長判断で無料化の提案ができる。役員会の了承のもとその活動の会館利用は冷暖房費を含め無料とする。この場合、毎回の活動内容を自治会事務局に書面で提出する。（形式任意）

⑦　利用時間延長について

　　（a) 後の使用予定に支障がない場合、日中に限り延長を認める。

　　（b) 延長料金は、全ての部屋一律に1時間500円とする。

　　（c) 冷暖房費は、定め通り徴収する。　
　　（d) 夜間の時間延長は認めない。　　　　　　　

＜平成28年9月01日改正＞

自治会館利用の手引き

１：自治会館利用にあたっては事前に十分自治会館運営要領、及びその細則に目を通し、定められた項目を尊守しなければならない。

２：無断で火気の使用を禁止する。備え付けのガスコロン等を利用する場合は事務職員に事前に申し出、許可を得なければならない。

３：ストーブ、コンロ等火気を使用する器具の持込は禁止する。

４：建物に対する「外装、床、壁、備品」等には傷をつけないように十分注意する。

５：乳幼児同伴の場合「階段からの転落」「二階からの転落」の危険性があります。親をはじめ、同伴者は目を離さないよう注意する。

６：建物に対して「画鋲、釘」等の使用は禁止する。

７：会館使用後は必ず使用した「電気、ガス、冷暖房」等のスイッチを切り、安全を確認のこと。

８：会館使用後は使用備品等を含め、清掃し、元通りに整理整頓のこと。

９：会館使用後の「ごみ」は必ず持ち帰ること。

１０：会館使用後の清掃を十分考慮して、所定時間内に退館できるようにしなければならない。

１１：会館利用に関しては節度ある利用に心掛け、近隣居住者に迷惑をかけてはならない。

１２：利用者の自治会電話の使用は禁止する。公衆電話を利用のこと。

１３：会館に駐車場はありません。車での来館を禁止します。

１４：自転車での来館の場合、自転車は駐輪場に整理して駐輪すること。

１５：予約開始時間までに連絡がない無届キャンセルは、当日利用料全額を負担しなければならない。また支払い完了まで会館の利用予約ができない。

葬祭使用の手引き

当自治会の周辺は住宅密集し、且つ公園を控えた閑静な住宅地です。従って会館の使用にあたっては可能な限り、この閑静な住宅地の環境を阻害しないように努める事が求められます。特に、多数の来訪者が予想される葬祭会場としての使用には、「騒音・駐車」で近隣住民の方々に迷惑がかからぬ様、下記事項の厳守をお願い致します。

記

１．花輪類は会館外周に並び立てないこと。

２．来訪者の受付は玄関ホールで行い、仮設テントは設置しないこと。 

３．葬祭会場としての使用は１階会議室に限定し、窓のブラインドを下げて外部から室内が見えないようにすること。

４．祭壇は周辺住民から離れた東側に設置すること。

５．マイク・スピーカーは内外問わず使用しないこと。

６．読経が外部に漏れないよう、窓を閉めて遮音に留意すること。

７．使用者は交通整理担当者を配置して、不法駐車の規制に努めること。